Hivos - People Unlimited website

Header image

Ik steun Hivos

Steun moedige mensen in de strijd voor gelijke rechten.

Doneer nu
Illustratie door Eveline Schram
FLAG TYPE newsletter

Vacature: Project-assistent

Voor onze projectafdeling in Den Haag zijn wij op zoek naar een bevlogen project-assistent die ondersteuning biedt aan onze wereldwijde projecten en programma’s.

Functie: Project-assistent
Kantoor: Den Haag, Nederland
Uren: 36u per week
Reageren voor: 19 februari 2024

Over de functie

Als project-assistent ondersteun je het programma-/projectmanagement bij de operationele, financiële en administratieve organisatie van de projecten volgens de eisen en procedures van Hivos.

Je zorgt dat de projectadministratie op orde is en de projecten goed geregistreerd staan in het systeem. Je bewaakt werkprocessen, ondersteunt bij logistieke zaken, initieert betalingen en communiceert over projectgerelateerde zaken binnen en buiten de organisatie. Daarnaast ondersteun je de afdeling met administratieve en logistieke zaken.

Op dit moment voeren wij vanuit de projectafdeling in Den Haag 5 complexe, wereldwijde programma’s uit, samen met coalitiepartners en lokale organisaties. Deze programma’s worden gefinancierd door verschillende donoren zoals het Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken, Sida, en de EU.

In deze functie ben je onderdeel van een internationaal team. Naast je directe collega’s in Den Haag werk je nauw samen met directe collega’s verspreid over de wereld. Je rapporteert aan de directeur van de projectafdeling.

We zijn op zoek naar een enthousiaste, pro-actieve collega die energie krijgt van het ondersteunen en organiseren van projecten en activiteiten. Iemand die het leuk vindt om met veel verschillende collega’s samen te werken en een spin in het web te zijn.

Verantwoordelijkheden

Het verwerken van projectinformatie en het bewaken van werkprocessen
Je bent verantwoordelijk voor het invoeren en verwerken van financiële en andere administratieve gegevens in ons standaardsysteem voor projecten en programma’s. Daarnaast initieer je een deel van de projectbetalingen. Je bewaakt rapportageschema’s en -vereisten.

Logistieke taken
Je ondersteunt bij logistieke en administratieve activiteiten zoals reizen en het organiseren van vergaderingen en evenementen.

Ondersteuning van de afdeling
Je organiseert en houdt vergaderingen bij, stemt de agenda af en stuurt deze uit. Ook houd je afdelingsplanningen bij.

Communicatie
Je communiceert projectgerelateerde zaken met zowel interne als externe stakeholders en zorgt voor een goede opvolging.

Kwaliteitsverbetering
Je helpt mee om werkprocessen te verbeteren en neemt deel aan kwaliteitsverbeteringsprojecten en -activiteiten in de organisatie.

Je profiel

We zoeken een project-assistent die het volgende heeft te bieden:

  • Goede beheersing van Nederlands en Engels is essentieel
  • Relevante werkervaring op het gebied van project assistentie & administratie
  • Relevant denk-/opleidingsniveau in het middelbare beroepsonderwijs of hoger
  • Resultaat gericht en in staat om veel verschillende taken in korte tijd te verrichten
  • Hoge mate van integriteit en een goed  gevoel voor interculturele communicatie

Wat wij bieden

Als project-assistent is je standplaats ons kantoor in de binnenstad van Den Haag. Je wordt onderdeel van een internationale team.

We bieden een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal € 2.832 en maximaal € 3.630 bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek.

Hivos zorgt voor een laptop waarop je kunt werken en je krijgt een reiskostenvergoeding. We werken op een flexibele 50/50 basis. Dat betekent dat je 50% van je werktijd thuis kunt werken.

Wil je solliciteren?

SOLLICITEER HIER

We ontvangen je sollicitatie graag uiterlijk 19 februari 2024.

Als je wordt geselecteerd voor de laatste fase van het selectieproces, houd er dan rekening mee dat we vragen naar professionele referenties en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Daarop worden alleen uitzonderingen gemaakt als er een lokaal wettelijk verbod geldt of als de kandidaat een dergelijk certificaat niet kan behalen vanwege activiteiten op het gebied van LHTBIQ+- en mensenrechten. We kunnen social media controleren – tenzij sollicitanten aangeven dat ze dit niet willen. Ook wordt de juistheid van de informatie in het curriculum vitae gecontroleerd.

Over Hivos

Hivos is een internationale organisatie. Samen met moedige mensen strijden we voor gelijkwaardige en inclusieve samenlevingen, en verzetten we ons tegen machtsmisbruik. We werken met activisten, journalisten, ondernemers, kunstenaars en innovatieve organisaties in meer dan veertig landen. Zij hebben de originele ideeën en het lef ze uit te voeren. Wij ondersteunen hen met kennis, contacten, geld en bescherming. Zo komen we samen op voor een vrije, eerlijke en duurzame wereld. We werken aan drie doelen: Gendergelijkheid, diversiteit en inclusie; Klimaatrechtvaardigheid, en Burgerrechten en vrijheid van meningsuiting.